Dział HR każdej organizacji często staje przed koniecznością zmiany danych osobowych pracowników. Jak prawidłowo wystawić umowę o pracę, książeczkę pracy i kartę osobistą pracownika w związku ze zmianą nazwiska?
Instrukcje
Krok 1
Przyjąć od pracownika wniosek o zmianę danych osobowych w związku ze zmianą nazwiska (z powodów rodzinnych i innych). Wydaj polecenie o konieczności wprowadzenia zmian we wszystkich dokumentach pracowniczych, którymi zarządza dział HR i księgowość. Zamówienie musi być zarejestrowane w Dzienniku Zamówień. Zapoznaj dział personalny, dział księgowości oraz samego pracownika z zamówieniem.
Krok 2
Przed dokonaniem zmian w umowie o pracę należy zawrzeć z pracownikiem dobrowolne porozumienie. Po zawarciu umowy można dokonać zmian w umowie poprzez skreślenie starej nazwy i wpisanie nowej nad odpowiednią kolumną. Aby potwierdzić legalność zmian, należy podać nazwę i numer dokumentu, na podstawie którego dokonano zmian (na przykład akty małżeństwa / rozwodu). Następnie dane zmienione w kolumnie „Nazwisko” są poświadczane przez pracodawcę i pracownika.
Krok 3
Na podstawie dokumentów potwierdzających legalność zmian danych osobowych pracownika dokonuje się również zmian w zeszycie pracy (na stronie pierwszej lub stronie tytułowej). Poprzednie nazwisko przekreśla się jedną linią, po czym na górze tego wpisu wskazuje się nowe. Linki do odpowiednich certyfikatów (i innych dokumentów) są wskazane na wewnętrznej stronie okładki zeszytu ćwiczeń. I to właśnie ten zapis jest poświadczony podpisem pracodawcy i pieczęcią działu HR.
Krok 4
Na karcie osobistej pracownika jego poprzednie nazwisko jest przekreślone jedną linią, a nowe jest wskazane obok (lub powyżej). Nazwa i numer dokumentu, na podstawie którego dokonywane są zmiany, wskazane są naprzeciw kolumny „Nazwisko”. Informacje o dokumencie można wpisać w kolumnie X karty osobistej („Informacje dodatkowe”). Zmiany te muszą być poświadczone przez urzędnika ds. zasobów ludzkich.
