W dzisiejszych czasach, gdy wiele rosyjskich przedsiębiorstw ma partnerów biznesowych za granicą, wymiana delegacji stała się normą. Pomaga to zapoznać się z produkcją na miejscu, osobiście zapoznać się z osobami, z którymi należy pracować, ocenić sytuację i szybko rozwiązać problemy biznesowe. Podczas spotkania z delegacją należy wziąć pod uwagę pewne kwestie organizacyjne.
Instrukcje
Krok 1
Na etapie przygotowań omów wielkość delegacji, biorąc pod uwagę, że kwestie robocze rozwiązywane są tym szybciej, im jest ona mniejsza. Wybierz także skład swojej drużyny, aby liczba uczestników była w przybliżeniu taka sama, jak liczba tych, których spotkasz. Omów, w jakim języku będą prowadzone negocjacje i przygotuj tłumacza, nawet jeśli goście przyjadą własnymi.
Krok 2
Dowiedz się o sprawach, które są kompetentne do rozwiązania tego lub innego członka delegacji, ponieważ na Zachodzie podporządkowanie jest bardzo ściśle przestrzegane. Należy zwrócić się do jednego z gości, aby mieć pewność, że zgodnie ze swoimi obowiązkami ma on prawo do udzielania informacji.
Krok 3
Przedyskutuj z wyprzedzeniem te kwestie, które będą wymagały rozwiązania i przygotuj wszystkie potrzebne materiały. Omów, jakie dokumenty zostaną podpisane po zakończeniu negocjacji. Ustal harmonogram - o której rozpoczną, jak długo potrwają i kiedy będą przerwy.
Krok 4
Jeśli delegacji przewodniczy wystarczająco znacząca osoba, wyślij zaproszenie tak szybko, jak to możliwe, aby podkreślić szacunek i zwiększyć prawdopodobieństwo, że wizyta się odbędzie i ta osoba nie będzie miała w tym czasie zaplanowanych innych spotkań.
Krok 5
Przygotuj osobną, wygodną salę konferencyjną, zadbaj o to, aby każdy uczestnik spotkania miał zapewnione wygodne miejsce. Zaopatrz się w napoje bezalkoholowe, kawę, ciastka i piękne dania. Nie zapomnij założyć popielniczek, jeśli nie masz nic przeciwko, aby obecni mogli zapalić papierosa podczas spotkania.
Krok 6
Uzgodnij, czy konieczne będzie nagrywanie negocjacji, zgoda musi być wyrażona przez obie strony. Upewnij się, że goście siedzą przodem do drzwi, ta psychologiczna sztuczka sprawi, że poczują się bardziej zrelaksowani. I upewnij się, że podczas spotkania nie rozpraszają Cię rozmowy telefoniczne.
Krok 7
Lepiej, żeby ładna i uśmiechnięta dziewczyna spotkała się z delegacją i zabrała ją na miejsce negocjacji. Na gości może czekać w holu budynku, w którym odbędą się negocjacje. Kiedy goście przybędą na miejsce spotkania, należy natychmiast przedstawić sobie obie delegacje, aby ci, którzy chcą usiąść obok nich, mogli to zrobić.
