Dokumenty można podpisywać na kilka sposobów. Jego projekt zależy od rodzaju dokumentu i jest określony przez stanowe standardy dokumentacji zarządczej oraz przepisy federalne.
Słowa „podpis” i „lista” są paronimami, czyli słowami tego samego rdzenia, podobnymi w brzmieniu. Podpis to odręczna pisownia nazwiska, osobisty znak poświadczający dokument, jest tak indywidualny jak odcisk palca. Dokument bez podpisu uważany jest za nieważny. Z drugiej strony malarstwo to malarstwo ozdobne lub fabularne, które ozdabia ściany, naczynia, tkaniny i tak dalej. Na przykład malowanie „pod Khokhloma”. Wyrażenie „pod podpisem” w przepisach jest używane w znaczeniu czasownika „znak”. Facsimile (fac simile - zrób coś takiego) to pieczęć, frazes, za pomocą którego odwzorowywany jest odręczny podpis osoby podpisującej wiele dokumentów. Zapewniona jest duża ilość tych dokumentów, które nie pociągają za sobą odpowiedzialności materialnej - certyfikaty, listy. Faks jest pożądany w firmach o dużym przepływie pracy, w których menedżer nie jest w stanie złożyć osobistego podpisu na wszystkich dokumentach. Zgodnie z Kodeksem Cywilnym Federacji Rosyjskiej faksy mają moc prawną. Nie zaleca się używania faksu na oficjalnych dokumentach. Prawo zabrania umieszczania frazesów na niektórych dokumentach o ścisłej sprawozdawczości. Osoba składa podpis na dokumencie osobiście. Faks może dostarczyć każda osoba upoważniona do takiej czynności. Procedura przechowywania i używania klisz w organizacji jest zwykle określona w lokalnym akcie - przepisach, instrukcjach. Określa listę dokumentów, na których można umieszczać faksymile oraz identyfikuje osobę lub grupę osób, do których obowiązków należy zapewnienie bezpieczeństwa kliszy i jej użycia. Ponadto przewidziana jest odpowiedzialność za naruszenie tego nakazu. Wraz z rozwojem technologii elektronicznej pojawił się podpis elektroniczny. Dokument cyfrowy podpisany takim podpisem jest rozpoznawany w przypadkach, gdy nie jest wymagane sporządzenie dokumentu na papierze. Kwestie korzystania z podpisów elektronicznych reguluje ustawa federalna „O elektronicznych podpisach cyfrowych”.
