Niektóre listy kończą się tak niejasno, że adresat jest zdezorientowany: musi ponownie przeczytać tekst, aby zrozumieć istotę. Z powodu braku czasu odbiorca może wyrzucić list lub zrobić coś, aby odwrócić jego uwagę i nie zagłębiać się już w podaną sytuację. Jasne, zwięzłe i kompetentne zakończenie podkreśla szacunek dla czytelnika i pomaga szybko odpowiedzieć na prośbę lub żądanie.
Instrukcje
Krok 1
Powiedz, co chciałeś powiedzieć w trzech punktach. Mogłoby się wydawać, że myśli są przedstawiane jasno, ale percepcja informacji zależy od stanu czytelnika. Dlatego przeczytaj ponownie tekst i zapisz osobno trzy główne myśli. Mogą to być fakty, daty, nazwiska itp. Emocje nie są tu potrzebne, napisz krótko, w kilku słowach, bo wystarczy podsumować, przypomnieć sobie główne punkty.
Krok 2
Zapisz trzy działania dla odbiorcy wiadomości e-mail. Reakcje ludzi mogą być nieprzewidywalne. Wydaje Ci się, że można jednoznacznie zareagować na prezentowane informacje, ale człowiek robi to w zależności od indywidualnych przyzwyczajeń i intencji. Jeśli nie określisz jasno, czego oczekujesz od czytelnika, nie zrozumie lub powie, że nie zrozumiał.
Krok 3
Ułóż listę z poprzednich kroków w porządku malejącym według ważności. Zakończenie listu przypomina niekiedy ostatnie słowo na rozprawie sądowej: od tego zależą wrażenia odbiorcy listu, wnioski i konsekwencje. Usuń z listy pozycje, które można pominąć bez narażania znaczenia wiadomości. Umieść pozostałą krótką listę na końcu listu, aby czytelnik niczego nie przegapił.
Krok 4
Wskaż ramy czasowe. Jeśli czekasz na reakcję na list, sprecyzuj swoje oczekiwania. Niektórzy ludzie mają tendencję do odkładania na ostatnią chwilę, więc określenie konkretnej godziny może nie być zbyteczne.
Krok 5
Zostaw swoje dane kontaktowe. Twój korespondent powinien być w stanie szybko znaleźć Twój telefon. Przewiduj takie sytuacje i na wszelki wypadek zamieść w liście niezbędne informacje, nawet jeśli masz pewność, że odbiorca je posiada.
Krok 6
Bądź grzeczny, powiedz coś miłego, dziękuję za poświęcony czas. Adresat zareaguje chętniej i szybciej nawiąże kontakt, jeśli list sprawi mu przyjemność lub uchroni go przed nieprzyjemnymi przeżyciami.
Krok 7
Pamiętaj, aby podpisać wiadomość swoim imieniem: daje to poczucie prawdziwej komunikacji. Ważne jest, aby dana osoba skupiła się na odpowiedzi i przyjęła ją odpowiedzialnie. Daj przykład, a ludzie będą cię traktować w ten sam sposób.
