W dzisiejszych czasach listy stają się już rzadkością i przeszłością. Nie dotyczy to jednak korespondencji biznesowej. Oficjalny list to dokument, za pomocą którego nawiązywane są kontakty i rejestrowane są wszystkie główne etapy relacji biznesowych. Umiejętność poprawnego napisania komunikatu biznesowego odzwierciedla kwalifikacje przeciwnika i całej firmy.
Czy to jest to konieczne
- - kartka papieru
- - długopis lub komputer z drukarką
Instrukcje
Krok 1
Użyj oficjalnego papieru firmowego dla swojego listu biznesowego. Niezależnie od tego, czy dokument jest napisany w formie elektronicznej czy odręcznie, musi zawierać logo firmy wysyłającej. Ponadto papier firmowy musi zawierać numery telefonów, numery faksów, adresy strony internetowej i e-mail oraz adres pocztowy firmy. Nie zapomnij o pozostawieniu marginesów na brzegach, które są niezbędne do zapewnienia możliwości archiwizacji w teczce: 3 cm z lewej strony i 1,5 cm z prawej.
Krok 2
Pisząc list, trzymaj się formalnego stylu. Dokument biznesowy musi być jednoznaczny. Pamiętaj o podaniu tematu wiadomości e-mail. Nie używaj emotikonów w korespondencji biznesowej. W przypadku kontynuacji korespondencji konieczne jest pozostawienie pisma w formie cytatu, na które pisana jest odpowiedź. Nie trzeba cytować całego tekstu w całości, można ograniczyć się tylko do tych fragmentów, na które składają się odpowiedzi. W takim przypadku przeciwnikowi łatwiej będzie pojąć związek między twoją odpowiedzią a jego listem.
Krok 3
Rozpocznij list biznesowy z uprzejmym adresem, na przykład: „Drogi Iwanie Pietrowiczu!” Odwołanie musi być wyśrodkowane na stronie. Nazwa jest napisana w całości, użycie inicjałów w tym przypadku jest niedopuszczalne. Po tym następuje część wprowadzająca, w której należy podsumować cel listu. Główna część dokumentu to następna sekcja, która szczegółowo opisuje, jak rozwiązać główne problemy. Konkluzja jest podsumowaniem, a także apelem do adresata z oświadczeniem o oczekiwaniach nadawcy wobec adresata lub z konkretną propozycją rozwiązania kwestii poruszanej w piśmie.
Krok 4
Bądź jak najbardziej poprawny w końcowej części. Nigdy nie podejmuj decyzji za swojego adresata. Lepiej wyraź nadzieję, że Twoim zdaniem problem zostanie rozwiązany w najlepszy sposób. Nieetyczne jest ponaglanie adresata słowami „natychmiast” i „pilnie”. Użyj bardziej poprawnej formy: „Proszę o odpowiedź w takim a takim czasie”. W liście biznesowym podpis musi mieć formę formalną. Na przykład: „Z poważaniem Iwan Siergiejewicz Wasiliew”. W podpisie umieść również swój tytuł, dane kontaktowe i nazwę firmy.
