Kontaktując się z niektórymi organizacjami, używane są litery o ustalonej formie. W takich przypadkach wzory pism wydawane są na żądanie. Jeśli nie ma rozwiniętej formy, list jest kompilowany w dowolnej formie, z uwzględnieniem niektórych niuansów.
Instrukcje
Krok 1
Utwórz nagłówek listu.
Możesz określić następujące informacje - stanowisko i imię adresata, stanowisko i nazwisko nadawcy, organizację nadawcy oraz numer telefonu kontaktowego nadawcy. Jeśli nadawca znajduje się w innym mieście, możesz podać pełny adres pocztowy. Nagłówek zwykle znajduje się po prawej stronie strony.
Krok 2
Przedstaw istotę pisma i podaj wszelkie niezbędne uwagi.
Postaraj się sformułować główną ideę w dwóch lub trzech zdaniach. A potem skomentuj i napisz bardziej szczegółowo, jeśli to konieczne. W listach biznesowych pożądane jest umieszczanie faktów, liczb, bez emocji. Listy z osobistym akcentem powinny odzwierciedlać osobiste doświadczenia.
Krok 3
Wpisz datę i podpisz list.
W razie potrzeby wyjaśnij swoje uprawnienia, na podstawie których pismo zostało napisane. Taką podstawą może być pełnomocnictwo.
Krok 4
Umieść objaśniające wykresy, tabele, ryciny na osobnym arkuszu.
Nie oczekuj, że adresat poprosi o dodatkowe informacje. Możesz nie mieć drugiej okazji, aby zadać ważne pytanie. Dlatego w zwięzłej formie podaj wszystkie niezbędne niuanse.
Krok 5
Przed wysłaniem koniecznie przeczytaj e-mail na głos, aby ktoś mógł go wysłuchać. Zapytaj asystenta, jak zrozumiał istotę listu. Jeśli jego słowa nie pokrywają się z celem Twojej wiadomości, warto inaczej sformułować list, ponieważ odbiorca może również nie zrozumieć najważniejszej rzeczy z Twojego punktu widzenia.
