Konferencje prasowe są ważnym elementem działań PR każdej firmy. Dzięki nim media i zainteresowana opinia publiczna mogą otrzymywać aktualne informacje dosłownie z pierwszej ręki od oficjalnych przedstawicieli danej organizacji, a kierownictwo firm może wyrazić swoje stanowisko w najważniejszych dla nich kwestiach. Aby jednak konferencja prasowa przyniosła naprawdę dobre efekty, musi być odpowiednio zorganizowana.
Instrukcje
Krok 1
Jeśli powierzono Ci zorganizowanie i przeprowadzenie konferencji prasowej, przede wszystkim określ, jaki cel chcesz osiągnąć: opowiedz o jakimkolwiek sukcesie swojej firmy, zwróć uwagę opinii publicznej na jakiś problem, przedstaw daną osobę publiczną w zwycięskim świetle itp. s. Następnie wybierz miejsce i czas na konferencję prasową. Pamiętaj, że te czynności najlepiej wykonywać w środku tygodnia pracy (wtorek-środa-czwartek) rano lub po południu, ale nie później niż o 16:00.
Krok 2
Wybierz miejsce na zorganizowanie konferencji prasowej w oparciu o możliwości organizacyjne Twojej firmy oraz liczbę planowanych zaproszonych. Należy pamiętać, że dla przedstawicieli prasy wymagana jest wystarczająca liczba miejsc siedzących. Upewnij się wcześniej, że w pomieszczeniu znajdują się mikrofony, ekrany projekcyjne (jeśli to konieczne) oraz wolna przestrzeń do zainstalowania kamer telewizyjnych.
Krok 3
Zrób listę mediów i organizacji, których przedstawicieli chciałbyś zobaczyć na swoim wydarzeniu. Przygotuj i wyślij komunikaty prasowe i zaproszenia co najmniej dwa tygodnie przed zaplanowanym wydarzeniem. Wskazane jest, aby po wysłaniu zaproszeń osobiście zadzwonić do adresatów i dowiedzieć się o ich decyzji o udziale lub nie wzięciu udziału w konferencji prasowej. W ten sposób nie tylko określisz liczbę przyszłych gości, ale również dodatkowo przypomnisz o swoim wydarzeniu, jeśli ludzie o nim zapomnieli lub nie otrzymali Twojej informacji prasowej.
Krok 4
Przygotuj niezbędne materiały prezentacyjne dla wszystkich przyszłych uczestników konferencji prasowej. Zestaw uczestnika zazwyczaj zawiera kopię komunikatu prasowego, listę urzędników, którzy wystąpią na konferencji prasowej z ich pełnymi nazwiskami i stanowiskami, agendę (kolejność i tematy wystąpień), materiały reklamowe i promocyjne. Dużo lepiej wygląda, jeśli wszystkie materiały prezentacyjne dla każdego uczestnika są zaprojektowane jako pojedynczy zestaw w firmowym folderze z logo organizacji.
Krok 5
Jeśli planujesz wprowadzić akredytację dla uczestników, poinformuj ich wcześniej o tym i powiedz, jakich danych do tego potrzebujesz (imię i nazwisko, stanowisko, dane paszportowe itp.). Przygotuj wcześniej identyfikatory dla wszystkich uczestników oraz karty do umieszczenia na stołach z nazwiskami i tytułami dla prelegentów. Jeśli konferencja prasowa planowana jest na wystarczająco długi czas, zadbaj o komfortowe warunki dla jej uczestników: bufet z napojami i przekąskami, palarnie i toalety, zaplanuj czas na przerwy na odpoczynek.
Krok 6
Po konferencji prasowej koniecznie skontaktuj się z redakcjami uczestniczących w niej mediów i zapytaj o materiały powstałe w jej wyniku. Poproś o kopie publikacji, jeśli nie uzgodniono wcześniej.
