Organizacja konferencji to proces, na który trzeba przeznaczyć co najmniej trzy miesiące. Oczywiście historia zna wiele przykładów udanego przygotowania konferencji w ciągu kilku dni, ale aby wydarzenie przebiegło w pełnej zgodzie z normami, potrzeba co najmniej trzech miesięcy.
Instrukcje
Krok 1
Przede wszystkim zdecyduj o temacie i rodzaju konferencji, w zależności od tego w przyszłości zostanie wybrana sala i ukształtuje się program wydarzenia.
Krok 2
Kolejny punkt to program spektakli i wszystko, co z nim związane. Zdecyduj o czasie konferencji, liczbie uczestników, liczbie przerw, godzinie rozpoczęcia i zakończenia konferencji. Skoordynuj z mówcami ich czas.
Krok 3
Wynajmij halę na podstawie tego, co musisz wykonać. Powinien być wystarczająco przestronny i wygodny, aby pomieścić uczestników, których liczba została wskazana w poprzednim kroku. Sala powinna być wyposażona w projektor lub panel plazmowy, a także trybunę dla prelegentów.
Krok 4
Rozpocznij rekrutację uczestników co najmniej dwa i pół miesiąca przed konferencją. Twórz zaproszenia zawierające miejsce, czas i nazwę konferencji, a także czemu będzie ona poświęcona. Znajdź równowagę między zwięzłością a dostępnością prezentowanego materiału. Zacznij dzwonić i wysyłać e-maile, osobiście przekazywać zaproszenia najważniejszym gościom konferencji lub wysyłać je pocztą.
Krok 5
Wszyscy pracownicy konferencji muszą posiadać na konferencji odznakę z nazwiskiem, imieniem i tytułem. Optymalnie pozycja powinna być taka sama – „organizator”. W dniu konferencji walne zgromadzenie musi odbyć się na godzinę przed rozpoczęciem rejestracji. Umieść pracowników w holu budynku, przy wyjściu z windy i tak dalej. Jest to konieczne, jeśli musisz wykonać kilka zakrętów, aby dostać się do stanowiska odprawy.
