Jeśli Twoja organizacja jest lub jest wyznaczona do zorganizowania konferencji naukowej, jest to nie tylko zaszczytna funkcja, ale także wielka praca organizacyjna, w której wszystkie drobiazgi muszą być brane pod uwagę.
Instrukcje
Krok 1
Stwórz komitet organizacyjny konferencji, którego skład zostanie określony na podstawie zamówienia. Wyznacz przewodniczącego, który będzie kierował członkami komitetu i koordynował ich działania. Ustal termin konferencji i warunki powołanej komisji. W zamówieniu zastanów się, jak zapłacisz za pracowników, którzy są jego członkami. Roześlij ogłoszenie o konferencji iw załączniku wskaż wymagania dotyczące referatów, ilość abstraktów oraz termin ich nadsyłania.
Krok 2
Decydować o źródłach finansowania, może to być finansowanie celowe z budżetu, pozyskiwanie sponsorów i środków samych uczestników konferencji.
Krok 3
Wyślij zaproszenia do wszystkich potencjalnych uczestników konferencji oraz planowany program konferencji. Zdecyduj o liczbie uczestników i prelegentów, którzy chcą podzielić się swoimi osiągnięciami naukowymi i wynikami badań z kolegami. Zapytaj uczestników, czy potrzebują zarezerwować pokój w hotelu i dokonać rezerwacji.
Krok 4
Uzgodnij z drukarnią publikację streszczeń raportów w osobnej broszurze i, jeśli to konieczne, zamów program wydarzenia, aby rozesłać uczestnikom odznaki z ich imionami, inicjałami i nazwą organizacji.
Krok 5
W zależności od liczby uczestników określ, ile potrzebujesz sali i wynajmij specjalną salę wyposażoną do organizacji tego typu wydarzeń. Zastanów się, jaki sprzęt będzie musiał być dodatkowo wyposażony, sprawdź dostępność wymaganej liczby gniazd komputerowych, ekranów projekcyjnych itp. Zastanów się nad działaniem bufetu, w którym uczestnicy spotkania mogą napić się kawy i przekąsić podczas przerw.
Krok 6
Przemyśl program konferencji, w razie potrzeby podziel go na sekcje. Zastanów się, gdzie można organizować takie sekcje. Zastanów się nad wystąpieniami gości konferencji, organizatorów i uczestników programu. Zamów papeterię dla uczestników konferencji - identyfikatory, notesy i długopisy w standardzie.
Krok 7
Twórz paczki dokumentów, materiałów promocyjnych i papeterii do rozdania uczestnikom konferencji wraz z identyfikatorami.
