Często spotykamy się z pojęciami, których znaczenia nie znamy, ale z którymi ciągle się stykamy czytając gazety czy czasopisma. PR i informacja prasowa - jak te rzeczy są ze sobą powiązane i czym one są?
Komunikat prasowy: podstawowa koncepcja i funkcje
Informacja prasowa jest jednym z głównych dokumentów PR każdej prywatnej organizacji. Jeśli przetłumaczysz frazę „komunikat prasowy” z języka angielskiego, otrzymasz dosłownie „co jest prezentowane prasie; co jest udostępniane masom”- tj dokument ustanawiający dialog między firmą a społeczeństwem za pośrednictwem pośrednika – mediów.
Komunikat prasowy to w zasadzie zwykły materiał tekstowy, czasem uzupełniony o zdjęcia lub fotografie. Materiał komunikatu prasowego można nazwać wiadomościami o tym, co dzieje się w organizacji, opinią organizacji w dowolnej sprawie lub odpowiedzią tej organizacji na wydarzenia w określonym obszarze.
Nie myl komunikatu z informacją prasową. Komunikat - informacja-powiadomienie o przeszłych negocjacjach, np. międzynarodowych negocjacjach, szczytach, spotkaniach. Komunikat to państwowy komunikat prasowy dotyczący ważnych wydarzeń dla kraju.
Jakie są funkcje informacji prasowej?
Główną funkcją komunikatu prasowego jest przyciągnięcie uwagi opinii publicznej lub grupy docelowej poprzez poinformowanie mediów o ważnych (lub nie całkiem) wydarzeniach, które miały miejsce w organizacji dzień wcześniej.
Dystrybucja informacji prasowych pozwala przyciągnąć grupę docelową lub inwestorów lub po prostu zwiększyć popularność firmy i świadomość istnienia danej organizacji.
Struktura komunikatu prasowego: jak napisać właściwy komunikat prasowy. Rada
Wielu menedżerów PR ma swój własny styl pisania komunikatów prasowych, a także preferuje pewne szczegóły na różne sposoby. Istnieje jednak kilka podstawowych punktów, które muszą być zgodne z każdą informacją prasową:
1. Właściwy nagłówek. Nagłówek powinien odzwierciedlać całą istotę dalszego materiału. Prawidłowo skomponowany tytuł nie powinien być długi, ale powinien zwięźle opisywać istotę tematu; powinno się załapać w pierwszej sekundzie, zmuszając osobę do czytania.
2. Akapit pierwszy drugi. Pisanie najważniejszych akapitów zajmuje mniej więcej tyle samo czasu, co reszta materiału. Akapity nie powinny być długie – około 2-3 jasno sformułowanych zdań. Pierwszy akapit (lead) powinien odpowiadać na pytania: „Kto?”, „Co?”, „Jak?”, „Gdzie?”, „Dlaczego?”
Lead powinien w sposób lakoniczny i jak najbardziej informatywnie odsłaniać całą istotę komunikatu prasowego – to dzięki temu dziennikarz oceni, czy materiał ten powinien zostać umieszczony w gazecie, magazynie, czy na stronie internetowej.
3. Informacja prasowa nie powinna być duża – maksymalnie 2 strony A4 czcionką 12 Times New Roman. Komunikat prasowy nie powinien zawierać reklam i wezwań do zakupu takiego lub innego produktu lub usługi – to odstrasza dziennikarzy, wzbudza w nich nieufność do organizacji.
Warto wziąć pod uwagę, że komunikaty prasowe dzielą się na dwa rodzaje: komunikaty prasowe (informacje o minionych wydarzeniach lub działaniach) oraz komunikaty prasowe, tj. informacje o nadchodzących wydarzeniach, które podobno polecane są przez media.
4. Pozostała część komunikatu prasowego to często suche fakty i liczby, które przyciągną najbardziej zainteresowane osoby (grupę docelową). Ta część komunikatu prasowego dociera do 30% czytelników. Może zawierać komentarze autorytetów (zarządu firmy, inwestorów itp.), a także tło firmy – podsumowanie historii i sukcesów firmy.
Informacje zawarte w komunikacie prasowym muszą spełniać następujące cechy:
- Trafność informacji (aktualność, niepowtarzalność lub nawet powiązanie informacji z jakimś ważnym problemem społecznym)
- Powinna być interesująca dla odbiorców, dla których jest przeznaczona: jeśli informacja dotyczy biznesu - więcej liczb i faktów, jeśli dotyczy kultury - więcej przymiotników i metafor.
- Świeżość informacji: to, co pisano tydzień temu, dziś nikogo nie zainteresuje.
