Instytucje archiwalne nie tylko przechowują dokumenty, ale także zapewniają obywatelom dostęp do informacji archiwalnych. Jednym ze sposobów realizacji tej możliwości jest dostęp do dokumentów archiwalnych w czytelniach. Przyjrzyjmy się bliżej, kto może odwiedzać czytelnie i jak one działają.
Czytelnie w państwowych archiwach historycznych są potrzebne, aby zwiedzający mogli pracować z dokumentami. Z reguły badacze pracują z dokumentami w celu pisania prac naukowych, artykułów, książek, a także ci, którzy sporządzają drzewa genealogiczne.
Aby dostać się do czytelni należy przyjść do archiwum z dowodem osobistym (paszport, prawo jazdy), wypełnić formularz zgłoszeniowy oraz wniosek wskazujący temat pracy. Teraz w wielu archiwach można to zrobić e-mailem, przesyłając zeskanowane dokumenty, a odwiedzając czytelnię trzeba je dostarczyć w oryginalnej formie.
Ci, którzy szukają krewnych, o których informacje są niezbędne od 75 lat, muszą mieć dokumenty potwierdzające pokrewieństwo z nimi. Jeśli więc potrzebujesz informacji o dołączeniu do Komsomołu swojego dziadka po stronie ojca, musisz mieć przy sobie dokumenty ojca i dokumenty (akt urodzenia, paszporty, dzięki którym możesz prześledzić nazwisko, a także akt małżeństwa dla kobiet). Ponadto pracownik czytelni musi zapoznać zwiedzających z regulaminem pracy.
Po załatwieniu formalności w czytelni zwiedzający otrzymuje przewodniki i inne pomoce metodyczne: spisy, ewidencje inwentarzy, indeksy, katalogi). Następnie użytkownik zapoznaje się już z inwentarzami funduszy.
Inwentarz archiwalny to kartoteka archiwalna zawierająca usystematyzowany wykaz jednostek magazynowych funduszu archiwalnego, zbiorów oraz przeznaczonych do ich księgowania i udostępniania treści.
Zwiedzający sporządza wniosek, w którym wskazuje wybrane przypadki. Ograniczenia liczby spraw ustala archiwa zgodnie z regulaminem pracy. Badacz nie będzie mógł otrzymać akt od razu, ale również po czasie określonym w regulaminie archiwum. Zwykle okres ten wynosi od 1 do 3 dni. Faktem jest, że w archiwach przechowywane są tysiące dokumentów i po prostu niemożliwe jest ich szybkie odebranie. Sprawy są przechowywane w dużych archiwach, które mogą znajdować się nawet w różnych budynkach, jeśli archiwum składa się z kilku budynków. Dlatego znalezienie spraw wymaga czasu. Ponadto pracownicy przed ich wydaniem muszą przejrzeć każdą sprawę strona po stronie i odnotować obecność wszystkich dokumentów. Dopiero wtedy gabloty będą mogły dostać się do czytelni.
Trzeba też być przygotowanym na to, że niektóre dokumenty mogą być dla użytkowników zamknięte. Wynika to z tajności niektórych informacji (tajemnic państwowych, danych osobowych itp.). Dokumenty zastrzeżone mogą być przeglądane tylko przez pracowników archiwum. Jeśli badacz potrzebuje pewnych informacji z takich dokumentów, może zamówić zaświadczenie (zapytanie społeczno-prawne lub tematyczne), które zostanie wykonane w ustalonym terminie.
Ponadto czasami ograniczenie można przypisać złemu stanowi fizycznemu dokumentu.
Po wydaniu do czytelni naukowiec ma prawo do pracy z dokumentami, sporządzania z nich wypisów. Kopiowanie (fotografowanie, skanowanie, kserowanie) z reguły jest usługą płatną.
Po wykonaniu przez badacza niezbędnej pracy akta przekazywane są pracownikowi czytelni, który przekazuje je do magazynu archiwum. Archiwiści sprawdzają obecność i stan dokumentów strona po stronie, a następnie umieszczają je na miejscu.
Opracowano pewne zasady dotyczące tego, co można i można zrobić w czytelni. Na przykład surowo zabrania się przynoszenia jedzenia do czytelni, przychodzenia w odzieży wierzchniej, z dużymi torbami i paczkami. Lepiej pracować z dokumentami w rękawiczkach – w ten sposób przedłużysz ich bezpieczeństwo i uchronisz się przed kurzem. Faktem jest, że po przerzuceniu palcami na prześcieradłach pozostają tłuste od potu ślady na papierze, co również je niszczy. Nie można oczywiście wyrywać kartek, wyrywać ich z etui, pisać na nich. W końcu każdy dokument archiwalny zawiera historię. On sam w sobie jest wyjątkowy. Im dłużej możemy przechowywać dokumenty, tym dłużej mogą nam służyć na naszą korzyść.
