Nasze aktywne życie towarzyskie i biznesowe często wiąże się z uczestnictwem w różnego rodzaju zgromadzeniach – czy to zgromadzeniach wspólników, walnych zgromadzeniach członków spółdzielni, HOA czy innych publicznych zgromadzeniach. Rolą takich spotkań jest rozwiązywanie i dokumentowanie istotnych kwestii związanych z działalnością organizacji publicznych lub osób prawnych. Prawidłowe odzwierciedlenie w dokumentach decyzji podjętych na posiedzeniu potwierdza ich zasadność i jest dokumentem prawnym.
Instrukcje
Krok 1
W celu sporządzenia protokołu ze spotkania użyj standardowych kartek papieru do pisania A4. Tytuł protokołu musi zawierać tytuł dokumentu oraz część wstępną odzwierciedlającą powód, dla którego odbyło się zgromadzenie obywateli lub wspólników.
Krok 2
Pod nagłówkiem wskaż datę spotkania i adres, pod którym się ono odbyło, a także liczbę obecnych osób. Jeżeli obecni zaznaczyli swój udział zgodnie z kartą rejestracyjną, należy to również uwzględnić w protokole. Zastanów się nad formą spotkania: wstępną ankietą, prywatnym zamówieniem z osobistą obecnością lub łączoną formą uczestnictwa.
Krok 3
Należy wskazać nazwiska, imiona i patronimikę przewodniczącego i sekretarza wybranego przez zgromadzenie, podać liczbę głosów oddanych za, przeciw i wstrzymujących się od ich kandydatury.
Krok 4
Opisz listę spraw w porządku obrad, zaczynając od najpilniejszych, ponumeruj je, a zapisy przemówień, debat i głosowań nad każdą kwestią zaczynaj od jej numeru. W nagraniu wystąpień konieczne jest wskazanie jedynie głównej istoty prezentowanego raportu. Powinno być powiedziane zwięźle, ale w formie wykluczającej dwuznaczność. W razie potrzeby do protokołu można dołączyć tekst wystąpienia. Wszelkie uwagi i uwagi dotyczące istoty przemówienia należy podawać ze wskazaniem nazwisk.
Krok 5
Protokół dla każdej emisji musi kończyć się podjętą decyzją ze wskazaniem wyników głosowania. Po omówieniu wszystkich spraw zamieszczonych w porządku obrad wskazać, że ogłoszono zamknięcie ogólnej decyzji zgromadzenia.
Krok 6
Podpisz protokół przez przewodniczącego i sekretarza spotkania i przekaż go swojej organizacji lub jej przewodniczącemu.
