W każdym biurze i na produkcji pracownicy często pracują z różnego rodzaju dokumentami, dlatego umiejętność sporządzania oficjalnych, biznesowych dokumentów jest niezbędna dla każdego. Jednocześnie istnieją ogólne wymagania, których należy przestrzegać podczas sporządzania dowolnego dokumentu - listu biznesowego, zamówienia, stanowiska, instrukcji itp.
Instrukcje
Krok 1
Rozpocznij opracowywanie dokumentu od wyjaśnienia jego wykonalności i zakresu problemów, które należy rozwiązać. Pomoże Ci to określić rodzaj dokumentu i jego formę, które w dużej mierze determinują charakter i styl prezentacji jego treści.
Krok 2
Zapoznaj się z przepisami i regulacjami rządowymi i agencyjnymi, które regulują sposób rozwiązywania tych problemów. Jest to bardzo ważny etap, pokazujący twoje umiejętności i pozwalający na sporządzenie dokumentu, który w pełni spełnia ustaloną procedurę przetwarzania i rozwiązywania problemów związanych z pracą. Pomoże to również w ustaleniu adresata, organu zatwierdzającego i koordynującego oraz zapewni, że treść tego dokumentu i jego forma kompetencji tej organizacji.
Krok 3
Przestudiuj teksty dokumentów administracyjnych i regulacyjnych, aby sporządzany dokument nie był z nimi sprzeczny, nie powielał ich. W tym celu konieczne jest posiadanie elektronicznej bazy danych takich dokumentów.
Krok 4
Zbierz informacje o zasadności problemów do rozwiązania, sporządź projekt dokumentu. Podczas redagowania używaj tekstów szablonowych oraz standardowych fraz i wyrażeń tradycyjnie używanych w dokumentach biznesowych. Zapoznaj się z innymi dokumentami, które zostały opracowane w Twojej organizacji lub systemie przedsiębiorstwa równorzędnego i oprzyj się na ich stylu pisania.
Krok 5
Główny tekst dokumentu ma skłonić do działania, przekonać. Musi być rozsądny i logiczny. Sformułowania muszą być ściśle przestrzegane pod względem prawnym. Na pierwszym miejscu są wymagania dotyczące rzetelności i obiektywności prezentowanych informacji. Tekst powinien być dokładny, jak najbardziej informacyjny i zwięzły. Oczywiście nie powinno w nim być błędów gramatycznych, interpunkcyjnych ani stylistycznych. W przypadku, gdy w dokumencie wspominasz informacje zawarte w innym źródle lub dokumencie, musisz wskazać wszystkie jego dane wyjściowe.
Krok 6
Edytuj projekt dokumentu i skoordynuj go z osobami, które są do tego upoważnione. Następnie sporządź dokument zgodnie z przyjętymi normami i podpisz go.
