Każde stowarzyszenie publiczne lub zawodowe ma organ zarządzający, który z częstotliwością określoną w jego statucie musi zwoływać wszystkie zainteresowane strony w celu przeprowadzenia zebrań sprawozdawczych i wyborczych. Wstęp na takie zebrania jest otwarty dla wszystkich członków danego stowarzyszenia lub delegatów z grup uczestników, tym samym korzystając z prawa do uczestniczenia w jego działalności.
Instrukcje
Krok 1
Pomyśl o programie spotkania. Ponieważ raport i wybory są jedną z ważnych kwestii, oczekuje się, że frekwencja w tym przypadku będzie maksymalna. W związku z tym, oprócz tych tematów, możesz włączyć do porządku obrad inne pilne kwestie, które omówisz z członkami swojego stowarzyszenia. Zdecyduj o czasie i miejscu, w którym odbędzie się zebranie sprawozdawczo-wyborcze. Pomieszczenie, w którym ma się odbyć, musi być publiczne i wystarczająco przestronne, aby pomieścić wszystkich.
Krok 2
Powiadom wszystkie zainteresowane strony o spotkaniu sprawozdawczym i wyborczym. W tym celu należy wysłać zaproszenia ze wskazaniem porządku obrad, daty i miejsca spotkania. Zamieszczaj ogłoszenia z tą informacją w miejscach, w których może je zobaczyć największa liczba członków stowarzyszenia. W razie potrzeby umieść taką reklamę w mediach i telewizji.
Krok 3
Umów się na rozpoczęcie rejestracji uczestników na pół godziny przed rozpoczęciem spotkania. Przypisz odpowiednią liczbę rejestratorów, aby przed rozpoczęciem wydarzenia wszyscy chętni mieli możliwość wprowadzenia swoich danych osobowych. Zazwyczaj jest to nazwisko, imię i nazwisko, organizacja lub jej jednostka strukturalna, adres miejsca rejestracji lub zamieszkania, dane kontaktowe.
Krok 4
Wybierz przewodniczącego i sekretarza spotkania. Należy pamiętać, że przewodniczący wybranego organu nie może zostać wybrany na przewodniczącego zgromadzenia. W razie potrzeby, jeżeli wynika to z dokumentów statutowych, wybiera się komisję mandatową, która sprawdza uprawnienia posłów, jeżeli są wybierani z grup członków stowarzyszenia.
Krok 5
Sekretarz musi prowadzić protokół. W protokole należy podać liczbę delegatów lub członków stowarzyszenia obecnych na posiedzeniu, kto został wybrany na przewodniczącego, sekretarza iz jakim wynikiem głosowania.
Krok 6
Przewodniczący wybranego organu składa sprawozdanie z wykonanej pracy. W protokole oddaj całkowitą liczbę głosów wraz z oceną – czy została uznana za zadowalającą, czy nie. Zebranie musi wysłuchać propozycji nowego składu wybranego organu, przedyskutować i zagłosować na każdego kandydata z osobna. Zapisz wyniki głosowania w protokole.
Krok 7
Po omówieniu wszystkich spraw, które znalazły się w porządku obrad, przewodniczący posiedzenia musi je zamknąć i wraz z sekretarzem podpisać protokół z posiedzenia.
