We współczesnym społeczeństwie, w którym liczy się każda minuta czasu, rozmowy telefoniczne stały się najczęstszą formą komunikacji między ludźmi. Przyjaciele i znajomi, krewni i przyjaciele komunikują się za pomocą komunikacji telefonicznej, prowadzone są negocjacje biznesowe. Jak poprawnie rozmawiać przez telefon?
Podstawowe zasady, których należy przestrzegać podczas rozmowy telefonicznej, powinny być takie same dla wszystkich pracowników:
- Odbieraj wszystkie połączenia przychodzące.
- Odbierz telefon natychmiast po rozmowie, nie zmuszając klienta do godzinnego dzwonienia do obiektu.
- Odbierając telefon, nie zapomnij przywitać się, nazwać organizację i przedstawić się.
- Jeśli dzwoniący nie przedstawi się, grzecznie podaj imię i nazwisko ze zwrotem: „Jak mogę się z tobą skontaktować?”
- Musisz poprawnie mówić przez telefon, starając się nie dopuszczać do rozmowy zwrotów: „Czego potrzebujesz”, „Nie ma nikogo”, „Nic nie wiem”. Podważa to prestiż instytucji i powoduje niejednoznaczny stosunek do pracowników, co powoduje, że wątpią oni w swoje kompetencje zawodowe.
- Śledź swoją wymowę, intonację i tempo mowy, upewniając się, że rozmówca dobrze Cię rozumie.
- Jeżeli podczas rozmowy telefonicznej włączona jest druga linia telefoniczna, to należy przeprosić pierwszego abonenta, podnieść słuchawkę i poinformować drugiego abonenta, że jesteś zajęty. Zapytaj go, czy będzie się spodziewał, czy oddzwonisz później. Dopiero wtedy kontynuuj rozmowę z pierwszym subskrybentem.
- Jeśli dzwoniący prosi o pracownika, który jest aktualnie nieobecny, koniecznie przeproś i określ godzinę, kiedy będzie on w miejscu pracy.
- Słuchaj uważnie subskrybenta, staraj się mu nie przeszkadzać ani nie kłócić. To najlepszy sposób na uzyskanie niezbędnych informacji od rozmówcy.
- Na koniec rozmowy dziękuję za telefon.
Podczas prowadzenia rozmów telefonicznych z przyjaciółmi i rodziną pojawiają się subtelności. Nie zapomnij o zasadach dobrej formy. Przed samą rozmową psychologowie zalecają wykonanie jednego lub dwóch zdań wprowadzających, a dopiero potem kontynuowanie rozmowy. Zapytaj przyjaciela, czy ma wolny czas na rozmowę przez telefon. Zgodnie z etykietą rozmowę powinien przerwać ten, kto dzwonił.
Jeśli będziesz trzymać się tych prostych wskazówek, rozmowy telefoniczne będą świetnym sposobem komunikowania się z wieloma osobami.
