Wiadomość telefoniczna to krótka, ale ważna wiadomość wysłana telefonicznie. Tym samym najczęściej informują o odbyciu spotkań, sesji, spotkań. Wiadomość telefoniczna może również zawierać pilne polecenie szefa. Wiadomości telefoniczne przychodzą, które odbierasz, i wychodzące, które przekazujesz. Oba typy mają podobną konstrukcję.
Instrukcje
Krok 1
W lewym górnym rogu kartki umieść pełną nazwę swojej organizacji i, jeśli to konieczne, nazwę jednostki strukturalnej, na przykład „Administracja miasta N”. oraz Departament Edukacji.
Krok 2
W prawym górnym rogu wpisz adresata wiadomości telefonicznej. Wskaż stanowisko, nazwisko i inicjały osoby: „Dyrektor Szkoły nr 37 Iwanow II”. Jeśli adresatów jest kilku, nie trzeba podawać nazwisk: „Dyrektorzy szkół w mieście N.”. Do wiadomości telefonicznej dołącz pełną listę instytucji, do których została wysłana.
Krok 3
W dwóch wierszach poniżej umieść słowo „Telefonogram” i jego numer seryjny. W przypadku wychodzącej wiadomości telefonicznej prosimy o podanie poniżej daty jej sporządzenia.
Krok 4
Następnie następuje rzeczywisty tekst wiadomości telefonicznej: „22 lutego o godz. 17.00 w dziale oświaty odbędzie się spotkanie na temat poprawy działalności szkół miejskich. Obecność dyrektorów szkół jest bezwzględnie obowiązkowa.” Przygotowując tekst wiadomości telefonicznej, unikaj słów i zwrotów trudnych do zrozumienia ze słuchu i trudnych do wymówienia. Pamiętaj, że przekaz powinien być informacyjny i krótki – nie dłuższy niż 50 słów.
Krok 5
Przekazując wiadomość telefoniczną, wyraźnie wymawiaj słowa, zwłaszcza adresy, nazwiska, imiona i nazwiska osób, nazwy ulic, daty i godziny wydarzeń. Na koniec koniecznie przeczytaj tekst jeszcze raz i upewnij się, że twój rozmówca zapisał wszystko poprawnie. Słuchaj uważnie podczas odbierania wiadomości przez telefon. Jeśli masz jakieś pytania, natychmiast je wyjaśnij.
Krok 6
Pod tekstem głównym znajduje się stanowisko, nazwisko i inicjały kierownika, który podpisał wiadomość telefoniczną: „Kierownik Wydziału Edukacji Pietrow P. P.” Dokument wychodzący musi również zawierać jego osobisty podpis.
Krok 7
Na dole strony wprowadź informacje o pracownikach, którzy pracowali z wiadomością telefoniczną. Zazwyczaj po lewej stronie umieszcza się stanowisko, nazwisko i inicjały osoby, która wysłała wiadomość, jej numer telefonu do biura oraz datę i godzinę wysłania. Po prawej stronie znajdują się informacje o osobie, która zaakceptowała dokument: stanowisko, nazwisko i inicjały, numer telefonu, data i godzina przyjęcia.
Krok 8
Wychodząca wiadomość telefoniczna jest sporządzana w jednym egzemplarzu i przechowywana w specjalnym folderze. Lepiej mieć wiadomość przychodzącą w dwóch egzemplarzach: pierwszą oddajesz kierownikowi do dalszej pracy, drugą odkładasz do teczki na przechowanie.
