Korespondencja handlowa jest nieodzownym elementem działalności produkcyjnej każdej organizacji, przedsiębiorstwa, firmy. Jak każda inna procedura jest regulowana. Na treść i projekt pisma urzędowego nakładane są pewne wymagania.
Instrukcje
Krok 1
Przede wszystkim przeczytaj GOST R 6.30-2003, który szczegółowo opisuje wszystkie wymagania dotyczące projektu oficjalnego listu, ustalono rozmiary czcionek i marginesy.
Krok 2
Napisz oficjalny list na papierze firmowym swojej organizacji. Musi zawierać imię i nazwisko, dane bankowe i prawne, numery kontaktowe, adres zwykły i e-mail.
Krok 3
W prawym górnym rogu podaj nazwisko, imię i patronim adresata, jego stanowisko oraz nazwę organizacji. Wpisz dokładny adres pocztowy organizacji odbiorcy, pamiętaj o wskazaniu indeksu.
Krok 4
W lewym górnym polu zwykle znajduje się miejsce na numer ewidencyjny tego pisma wychodzącego oraz datę jego rejestracji. Powinieneś tam również wpisać temat listu. Należy go wskazać w krótkiej formie, w jednym zdaniu. Sprecyzowanie tematu pomoże Twojemu adresatowi szybko określić wykonanie pisma i zdecydować, komu zostanie powierzone przygotowanie do niego materiałów i odpowiedź.
Krok 5
Każdy list, nawet oficjalny, zaczyna się od powitania. Pożądane jest, aby zawierał pełne imię i nazwisko oraz nazwisko adresata. Rozpocznij powitanie słowem „Kochanie”. Imię i nazwisko adresata, jeśli nie znasz go osobiście, zawsze możesz dowiedzieć się w Internecie lub dzwoniąc do firmy, w której pracuje. Nie zaniedbuj tego drobiazgu, ponieważ od pierwszej frazy ważne jest, aby zdobyć osobę, w imieniu której piszesz list.
Krok 6
W pierwszym akapicie, przed przedstawieniem głównej treści listu, zrób krótkie wprowadzenie – przypomnij adresatowi o wcześniejszych okolicznościach, podaj statystyki lub inne podstawowe informacje, które będą mu niezbędne do lepszego zrozumienia istoty Twojego przekazu. Pierwszy, wprowadzający akapit powinien zaczynać się od słów: „Jednocześnie wysyłamy Ci…”, „Zgodnie z osiągniętymi ustaleniami…” lub „Ze względu na to, że…” itp.
